Vad är kvalificering?
Kvalificering är första steget i en offentlig upphandling - en process där upphandlaren bedömer om ditt företag uppfyller grundläggande krav för att få lämna anbud. Om du inte klarar kvalificeringen får du inte delta i konkurrensen om uppdraget.
Vid kvalificering är frågan binär: uppfyller du kraven eller inte? Det finns inga poäng att samla. Antingen klarar du ribban eller så diskvalificeras du. Ett enda missat krav och hela ditt anbud kastas ut.
Kvalificeringskraven måste vara proportionerliga och relevanta för uppdraget. Ett städuppdrag värt 500 000 kr kan inte kräva att företaget har 50 miljoner i omsättning.
Tre typer av kvalificeringskrav
Uteslutningsgrunder
Obligatoriska grunder som automatiskt diskvalificerar
Detta är knockout-kriterier. Ett enda brott här betyder automatisk diskvalificering.
Ekonomisk och finansiell kapacitet
Visar att företaget är ekonomiskt stabilt
Upphandlare vill se att du kan genomföra uppdraget utan ekonomisk risk.
Teknisk och yrkesmässig kapacitet
Bevisar kompetens och erfarenhet att leverera
Välj referenser som liknar uppdraget så mycket som möjligt.
Kvalificeringschecklista
Använd denna checklista för att säkerställa att du har all dokumentation redo:
Strategier för att bevisa kapacitet
Välj rätt referenser
Välj projekt som liknar uppdraget i omfattning, komplexitet och bransch. Kontakta alltid referenspersonen i förväg och kvantifiera resultat där möjligt.
Kompensera för brister
Om ditt företag saknar vissa kvalifikationer kan du förlita dig på andra företags kapacitet genom konsortium eller underentreprenörer. Var transparent och visa hur du löser bristerna.
Dokumentera systematiskt
Skapa ett kvalifikationsbibliotek med alla standard-dokument uppdaterade och lättillgängliga. Spara 40-60% av tiden i kvalificeringsfasen.
Vanliga misstag att undvika
Utgångna dokument
Att lämna in ett F-skattebevis som gått ut eller en för gammal kreditupplysning.
Referenser som inte svarar
Referenspersonen är på semester, har bytt jobb eller vet inte vad det gäller.
Generiska referenser
Att lista projekt som inte har något med uppdraget att göra.
Vanliga frågor om kvalificering
Vad är skillnaden mellan kvalificering och utvärdering?
Kvalificering är ett ja/nej-beslut: uppfyller du minimikraven? Utvärdering sker efter kvalificering och rangordnar de kvalificerade anbuden baserat på pris och kvalitet.
Kan jag kvalificera mig med moderbolagets ekonomi?
Ja, om ni är ett dotterbolag kan ni åberopa moderbolagets ekonomiska ställning. Ni behöver då ett åtagande från moderbolaget.
Hur många referenser behöver jag?
Vanligtvis begärs 3-5 referenser från liknande uppdrag de senaste 3-5 åren. Viktigt är att de är relevanta.
Vad händer om jag saknar en obligatorisk certifiering?
Om certifieringen är ett absolut krav diskvalificeras du. Upphandlaren kan dock acceptera likvärdiga bevis.
Kan jag kvalificera mig genom ett konsortium?
Ja, flera företag kan gå samman för att tillsammans uppfylla kvalificeringskraven.
Sammanfattning
Kvalificering är första hindret i en offentlig upphandling. Genom att systematiskt samla dokumentation, välja rätt referenser och undvika vanliga misstag ökar du dramatiskt dina chanser att komma vidare till utvärderingsfasen.