Balansen mellan pris och kvalitet
Den största missuppfattningen om offentliga upphandlingar är att lägsta pris alltid vinner. I verkligheten använder majoriteten av upphandlingarna idag "ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet" (EMA), där både pris och kvalitet vägs in.
Detta skapar en fundamental strategisk fråga: Ska ni konkurrera på pris eller kvalitet? Svaret är inte binärt - det handlar om att hitta optimal balans baserat på utvärderingsmodellen, er konkurrenssituation och era unika styrkor.
Förstå utvärderingsmodeller
Hur ert pris utvärderas varierar fundamentalt mellan olika upphandlingsmodeller. Att förstå dessa är absolut avgörande för er prissättningsstrategi.
1. Lägsta Pris
Den enklaste modellen: billigaste anbudet som uppfyller minimikraven vinner. Ingen kvalitetsutvärdering görs.
Användning: Standardiserade produkter och tjänster där kvalitetsskillnader är små (kontorsmaterial, enklare städtjänster).
2. Ekonomiskt Mest Fördelaktiga Anbudet (EMA)
Den vanligaste modellen idag. Både pris och kvalitetskriterier utvärderas och viktas mot varandra. Typiska viktningsfördelningar är 40/60, 50/50 eller 30/70 (pris/kvalitet).
Strategisk implikation: EMA öppnar för differentiering. Om ni har unika kvaliteter kan ni motivera högre pris.
3. Poängmodeller
Proportionell fördelning: Lägsta pris får 100 poäng, andra anbud får (lägsta pris ÷ sitt pris) × 100.
Praktiskt tips: Läs utvärderingsmodellen extremt noga och skapa ett Excel-ark där ni kan simulera olika prisscenarier.
Fem beprövade prissättningsstrategier
Kostnadsplusmetoden
Räkna ut era totala kostnader för att leverera uppdraget, lägg på en målmarginal (10-25%), och det blir ert pris.
När det fungerar: Vid lägsta pris-upphandlingar eller när ni är osäkra på konkurrenternas priser.
Nackdel: Tar ingen hänsyn till vad marknaden faktiskt är villig att betala.
Värdebaserad prissättning
Prissätt baserat på det värde ni levererar till kunden, inte era kostnader.
När det fungerar: Vid EMA-upphandlingar med hög kvalitetsvikt (60-70%) där ni kan visa konkret, kvantifierbart värde.
Nackdel: Kräver att ni kan bevisa och kvantifiera värdet tydligt i anbudet.
Konkurrensbaserad prissättning
Sätt ert pris baserat på vad konkurrenterna troligen kommer erbjuda.
När det fungerar: När ni har god insyn i marknaden och vet ungefär vad konkurrenterna kan prissätta till.
Nackdel: Ni kan inte alltid veta vad konkurrenterna kommer erbjuda.
Penetrationsprissättning
Sätt medvetet lågt pris för att ta marknadsandelar, bygga referenser eller komma in hos en attraktiv kund.
När det fungerar: När ni är nya på marknaden och behöver referenser från offentlig sektor.
Nackdel: Risk för förlust eller minimal vinst kortsiktigt.
Premium-strategi
Prissätt högre än konkurrenterna men motivera det med överlägsen kvalitet, unika kompetenser eller extra värde.
När det fungerar: Vid EMA-upphandlingar med hög kvalitetsvikt där ni har dokumenterad expertis.
Nackdel: Fungerar endast om kvalitetskriterierna faktiskt värderar det ni är bäst på.
Hur kalkylera rätt - steg för steg
Oavsett vilken prissättningsstrategi ni väljer måste ni börja med en noggrann kalkyl av era faktiska kostnader.
Direkta Kostnader
Material, arbetskraft (antal timmar × timkostnad), resekostnader, utrustning, eventuella licenser.
Indirekta Kostnader
Lokalhyra, IT-infrastruktur, administration, HR, ekonomiavdelning, marknadsföring.
Projektledning
Kostnad för att leda projektet, samordna team, rapportera till kund, kvalitetssäkra leveranser. Ofta 10-15% av totalkostnaden.
Riskbuffert
Buffert för oförutsedda händelser: fördröjningar, omarbete, tekniska problem. 5-20% beroende på projektets risk.
Målmarginal
Den vinstmarginal ni siktar på. Typiskt 10-20% på kostnadsbasen i offentlig upphandling.
Undvik fällan med onormalt låga anbud
Om ert pris är väsentligt lägre än övriga anbud (vanligtvis 25-30% under näst lägsta pris) kan upphandlaren begära förklaring. Ni måste då visa er kalkyl och bevisa att priset är realistiskt.
Godtagbara förklaringar:
Vanliga frågor om prissättning
Vad är skillnaden mellan lägsta pris och EMA?
Lägsta pris innebär att billigaste anbudet vinner automatiskt, medan EMA (Ekonomiskt Mest Fördelaktiga Anbudet) väger både pris och kvalitet enligt förutbestämda kriterier. EMA ger utrymme för att konkurrera med högre kvalitet trots högre pris.
Hur påverkar priset mina totala poäng?
Det beror på poängmodellen. Vanligast är proportionell fördelning: lägsta pris får 100 poäng, andra får (lägsta pris / ditt pris) × 100. Om pris väger 40% och ni får 80 prispoäng blir det 32 totalpoäng från pris.
Ska jag alltid erbjuda lägsta pris för att vinna?
Nej, inte vid EMA-upphandlingar. Om kvalitet väger 60% och pris 40%, kan ett högre pris med mycket bättre kvalitet vinna.
Vad händer om mitt pris anses onormalt lågt?
Upphandlaren kan begära förklaring om priset är 25-30% under näst lägsta pris. Ni måste då bevisa att priset är realistiskt genom att visa er kalkyl.
Kan jag ändra mitt pris efter inlämning?
Nej, priset är bindande från inlämningstillfället. Enda undantaget är uppenbart skrivfel. Därför är noggrann kontroll före inlämning kritisk.
Hur hanterar jag optioner och tillval?
Prissätt alltid huvuduppdraget konkurrenskraftigt - det är vad som utvärderas. Optioner kan prissättas med högre marginal.
Sammanfattning
Framgångsrik prissättning i offentliga upphandlingar är varken konst eller gissning - det är vetenskap baserad på data, kalkyl och strategi. Börja alltid med att förstå utvärderingsmodellen perfekt.
Kom ihåg: det bästa priset är inte alltid det lägsta. Det bästa priset är det som maximerar er chans att vinna samtidigt som ni behåller lönsamhet.