Ramavtal är en av de mest strategiskt viktiga konstruktionerna i offentlig upphandling. För leverantörer kan ett enda ramavtal öppna dörren till affärer värda tiotals eller hundratals miljoner kronor över flera år.
Men ramavtal är också komplex materia. Skillnaden mellan att vara med på ett ramavtal och att faktiskt få lönsamma beställningar är enorm. Många företag investerar hundratusentals kronor i att vinna ramavtal, bara för att sedan se att affärerna uteblir.
Vad är ett ramavtal?
Ett ramavtal är ett avtal mellan en eller flera upphandlande organisationer och en eller flera leverantörer, som fastställer villkoren för framtida köp under en viss period. Ramavtalet i sig är inte en beställning – det skapar bara ramarna för hur beställningar ska göras.
Viktiga juridiska ramar
Fördelar med ramavtal för leverantörer
Långsiktiga intäkter
Ett ramavtal kan ge tillgång till miljoner i potentiella affärer över 2-4 år.
Reducerad försäljningskostnad
En vunnen upphandling öppnar dörren till många beställare.
Konkurrensfördelar
Att vara på ramavtal ger legitimitet och underlättar andra affärer.
Förutsägbar planering
Långsiktiga avtal gör det möjligt att planera resurser med större säkerhet.
Hur kommer man med på ramavtal?
Processen följer samma grundprinciper som andra upphandlingar, men är ofta mer krävande och konkurrensutsatt.
Vanliga kvalifikationskrav
Ekonomisk stabilitet
Ofta krävs bevis på god ekonomi genom årsbokslut och kreditupplysning.
Teknisk kapacitet
Ni måste visa att ni kan leverera i den skala som ramavtalet kräver.
Relevanta referenser
Konkreta exempel på liknande uppdrag ni genomfört tidigare.
Certifieringar
ISO 9001, ISO 14001 eller ISO 27001 kan vara obligatoriska.
Försäkringar
Ansvarsförsäkring med tillräcklig täckning - ofta minst 5-10 MSEK.
Personalkompetens
CV och utbildningsbevis för nyckelpersoner som ska arbeta med avtalet.
Viktigt: Lång förberedelsetid
Stora ramavtalsupphandlingar har ofta 2-3 månaders svarstid, men eftersom de är komplexa behöver ni börja förbereda långt tidigare. Börja ett år i förväg - skaffa certifieringar, samla referenser, stärk ekonomin.
Avrop från ramavtal
Att komma med på ramavtalet är bara början. Nu börjar det verkliga arbetet: att få lönsamma avrop. Det finns tre huvudsakliga avropssystem:
Direktavrop
När ramavtalet är tecknat med endast EN leverantör, görs beställningar direkt utan ytterligare konkurrensutsättning.
Förnyad konkurrens
När flera leverantörer finns på ramavtalet, körs en 'mini-upphandling' bland dessa för varje specifikt behov.
Kaskadavrop
Leverantörerna är rangordnade och avrop sker först från #1, sedan #2 om #1 inte kan leverera.
Sveriges största ramavtal
Här är fem av Sveriges mest omfattande ramavtal som tillsammans omsätter miljarder kronor årligen:
Statens Inköpscentral - IT & Telekom
Miljarder kr/årIT-hårdvara, mjukvara, molntjänster för hela statlig sektor.
SKR - Kompetensutveckling
500+ MSEK/årUtbildning av personal inom kommuner och regioner.
Kammarkollegiet - Juridiska tjänster
300+ MSEK/årJuridisk rådgivning till statliga myndigheter.
Region Stockholm - Bemanning vård
1+ mdr kr/årHyrpersonal inom sjukvård.
Trafikverket - Konsulttjänster
Miljarder kr/årKonsultation inom vägbyggnad, järnväg och trafiksäkerhet.
Strategier för att vinna ramavtal
Baserat på erfarenheter från hundratals framgångsrika ramavtalsanbud:
1. Börja tidigt - bevaka aktivt
Ramavtalsupphandlingar annonseras ofta 6-12 månader innan avtalsstart. Sätt upp bevakning på plattformar som Visma Opic och Mercell.
2. Bygg kvalifikationer systematiskt
Arbeta långsiktigt med att bygga kvalifikationer. Dokumentera alla uppdrag noggrant så ni har starka referenser.
3. Förstå utvärderingsmodellen
Analysera exakt hur poängen fördelas. Om 40% går på referenser, fokusera extra där.
4. Samarbeta strategiskt
Överväg konsortium med kompletterande företag. Ett litet företag med spetskompetens kan samarbeta med ett större.
5. Investera i anbudsteam
Ramavtalsanbud kan kräva 300-500 timmar. Investera i erfarna anbudsskrivare och tekniska experter.
6. Demonstrera skalbarhet
Visa tydligt att ni kan hantera ramavtalets fulla potential med tillräckliga resurser.
Vanliga frågor om ramavtal
Hur lång tid gäller ett ramavtal?
Huvudregeln enligt LOU är högst 4 år. Undantag finns där 8 år kan godtas, men detta är ovanligt.
Garanterar ramavtal att jag får beställningar?
Nej, ramavtalet ger er rätten att få beställningar, men ingen garanti att de kommer. Upphandlaren bestämmer om, när och hur mycket de beställer.
Kan jag ändra priser under avtalsperioden?
Endast om ramavtalet innehåller en indexklausul. Vanligt är årlig justering baserat på KPI eller branschindex.
Vad är skillnaden mellan ramavtal och DIS?
Ramavtal är stängt efter upphandlingen. DIS (Dynamiskt Inköpssystem) är öppet - nya leverantörer kan ansöka när som helst.
Måste jag vara med på hela ramavtalet?
Nej, många ramavtal är uppdelade i olika delar. Du kan välja att bara lämna anbud på vissa kategorier.
Vad händer om jag inte kan leverera vid avrop?
Ofta finns påföljder som vite eller rätt att gå till nästa leverantör. Upprepade misslyckanden kan leda till uteslutning.
Hur stor andel av ramavtalet brukar man få?
Det varierar enormt. På ett ramavtal med 10 leverantörer kan en enskild få 2-40% beroende på relationer och aktivitet.
Vad kostar det att lämna anbud på ramavtal?
Räkna med 200-500 arbetstimmar beroende på komplexitet. Det motsvarar 200 000 - 500 000 kr i alternativkostnad.
Vill du komma med på ett ramavtal?
Ramavtalsupphandlingar är komplexa och resurskrävande. Vi hjälper företag att navigera processen från kvalificering till vinnande anbud.